腾讯企业邮箱如何设置「邮件群组」和「群组代表」-腾讯企业邮箱

腾讯企业邮箱如何设置「邮件群组」和「群组代表」

一、功能概述

「邮件群组」是企业管理邮件联系人的高效工具。管理员可以将企业内经常需要批量联系的人员（例如，某个部门、项目组或特定职能团队）预先定义为一个邮件地址。

核心概念：邮件群组本身是一个特殊的邮件地址，群组内成员包含真实的成员邮箱。向这个群组地址发送邮件，等同于向组内所有成员同时发送。

二、创建与设置邮件群组

创建邮件群组账号有三种方式：手动新建/部门同步为群组/批量导入创建群组账号。

企业管理员可通过以下方式创建邮件群组。

1、新建邮件群组

操作路径：登录企业微信管理后台，进入【协作->邮件->邮箱管理->邮件群组】
关键设置：

群组名称/账号：设定群组名称和邮件地址。注意：群组账号一经设定，不支持修改。
群组成员：添加成员到此群组。
使用范围：设定允许向此群组发送邮件的权限
群组代表：可设置成员代表该群组发信（该功能为邮件高级功能）

2、添加群组成员

支持多种灵活方式添加成员：

按部门或标签批量选择。
添加已创建的其他邮件群组作为群组成员。
添加公共邮箱账号。

3、设置邮件群组使用范围（发信权限）

“使用范围”决定了哪些发件人可以向该群组地址成功投递邮件：
（1）任何人（包括外域邮箱）：企业内外部任何邮箱均可向此群组发信。
（2）仅组内成员可用：只有被添加到该群组的成员，才能向此群组地址发信。
（3）自定义：可指定允许发信的部门、成员或标签。

4、部门同步为群组

可将企业通讯录中的现有部门快速转换为邮件群组。

群组名称默认为部门名称（不支持修改）。
群组账号自动生成（允许修改一次）。
部门成员自动成为群组成员（不支持修改，随部门成员变动而同步）。
“使用范围”和“群组代表”需管理员手动设置。

5、批量导入/导出群组

管理员可通过上传模板文件，批量创建或导出邮件群组配置。
注意：支持导入企业名下不同域名的邮箱账号，但不支持导入外部域名的邮箱账号。

三、群组代表功能（邮件高级功能）

「群组代表」功能允许指定的成员“代表”整个群组对外发送邮件。
功能前提：企业需购买不少于5个邮件高级功能账号，且被设置为代表的成员本身需是高级功能账号。

设置路径：在管理后台的【邮件群组】详情页中，编辑并添加“群组代表”。

如何使用：被设置的成员在网页端写信页、企业微信客户端【邮件】或Foxmail客户端（7.2.23以上版本）发信时，可在发件人选择框中选择以该邮件群组的身份发送邮件。收件人及发件人已发送邮件中将显示“XXX代表 [群组地址] 发送”。

四、常见问题

1、一个成员同时属于多个邮件群组，当一封邮件同时发送给这些群组时，该成员会收到多少封邮件？

一封，系统会对同一收件人在同一封邮件投递中进行去重，该成员只会收到一封邮件。

2、如果邮件群组中既添加了成员A，又添加了A所在的部门，发信后A会收到几封？

一封，系统会进行去重处理；该成员只会收到一封邮件。

3、发信时，收件人同时填写了某员工的企业成员邮箱和其所在的邮件群组，该成员是否会重复收信？

（1）若发件方非腾讯企业邮箱，外域邮箱发送的邮件，是否去重取决于外域邮箱投递的情况（外域是分一次投递过来，还是多次投递过来），若外域邮箱是分多次投递过来，则成员会收到多封邮件。
（2）若发件人属于腾讯企业邮箱，群组里已经包含了该成员邮箱账号，同时发信给群组和该成员时，不会重复下发邮件，成员只收到一封邮件。

4、群组内的成员账号被删除（进入邮箱回收站），会自动从群组中移除吗？

在邮箱回收站的有效期内，不会自动移除。当账号在回收站中彻底过期被清除后，会自动从邮件群组成员中移除。

注：邮箱进入[邮箱回收站]，会有保留期限，如账号需要重新分配或备份邮件数据，需在到期前操作。详情可参考：「邮箱回收站」功能介绍

5、邮件群组之间是否支持设置相互隐藏？

不支持。

6、邮件群组中没有设置群组成员，但可以成功给邮件群组发信？

邮件群组地址本身是有效的，因此邮件可以成功发送至该地址。但由于没有接收成员，邮件不会被下发。即使管理员后续添加了成员，这封历史邮件也不会被补发。

7、读信时是否支持查看邮件群组成员？

（1）企业微信客户端【邮件】（4.1.6版本及以上版本）读信时，点击发件人或收件人中的群组地址，可以查看当前时间点该群组包含的所有成员列表。
（2）若邮件群组账号已被删除，企业微信客户端和网页端读信点击群组账号无法显示成员。
（3）若成员包含部门，企业微信客户端和网页端读信点击群组账号，只显示部门名称，不展开具体成员明细。
（4）其他第三方邮件客户端不支持查看群组成员。